本科毕业生档案寄送工作方法小结

       “个人档案”是一个人一生生命轨迹的缩写，是用人单位了解一个人情况的非常重要的资料，也是一个人政治生涯中的重要组成部分，绝不可小看和忽视。一个人只要需要工作、需要生活，就离不开与社会上一些单位、一些部门、打交道，建立起个人档案既是工作的需要，也是社会的需要，更是一个人在社会上工作和生活的需要，这是单位或企业了解一个人的重要手段。没有档案的人当然就不便于单位或企业了解你，对个人是肯定不利的。因此，个人档案相当重要。

学生在校期间的档案由学校的档案馆管理，在学生毕业之后，档案要随着学生前往他们的新地点，由相应的部门管理。自然地，寄送档案的工作应运而生。而带毕业班的辅导员自然责无旁贷，需要担当起这个工作。说到这里，需要明白一个事情——档案寄送工作就是把毕业生的档案寄到以后管理他们档案的地方，说简单了就是寄东西。

下面将对带毕业班的辅导员涉及到的档案寄送工作进行小结。

需要寄送的档案里主要有两部分，一是大学前的资料，主要是高中和大学的录取资料，二是大学期间的资料。第一部分寄存在学校的档案馆里，不需要整理，但最后要把它一起装入新的档案袋里，第二部分是需要辅导员整理的。主要整理流程如下：

1.需要学生填写档案里的相关材料——毕业生登记表、奖惩情况表。这两个表需要学生本人填写，一般是在毕业生离校前就填好，但也可能有问题，需要他们回来重新填写。为了减少麻烦，最好在填写时说明要注意的细节。例如表格不能留空，自我鉴定内容要超过范围的2/3，要贴照片，数字不能写错等等。学生填好之后需要上交学生处审核，审核过了才能装入档案袋。

2.需要辅导员整理的资料——学位授予仪式通知书、个人成绩单、就业通知书、入党志愿书。虽然这些资料并不是每个人都有，但它们一般集中在学院或者可由学院统一操作（例如成绩单），届时可以一起分装。

3.收集齐档案需要的资料之后就可以开始分装了。首先是从学校档案馆领回档案袋，然后把每个毕业生的资料装在一个袋子里。档案袋需要标记姓名、学号，以方便查找、装入。标记之后，建议按三个专业分开并由学号由小到大排序，特殊的学号（包括延读、转专业等）放在每个专业的最上边，也由小到大排序，档案馆的排序都是如此，我们这样排序方便最后与档案馆的配合。关于标记，06级的做法是用铅笔在封面中间写上学号、姓名、以及“1 2 3 4 5 6 7”（数字表示档案里涉及到的材料代号，装入材料之后就在相应的数字上打钩），但后来我发现，档案袋的封面中间部门是用来写地址信息的，而且需要把铅笔写的信息擦掉，所以我的建议是直接用黑色签字笔在封面的左上角写学号，左下角写姓名跟专业（后来我发现这里几乎全部都要写，虽然档案馆说正常派遣的不需要填写，因为有条形码可以直接贴上去，但是，写上也没关系，因为用条形码覆盖掉就ok了，为了避免混乱，全部写好也是可以的，只要把字写在条形码的范围之内），用铅笔在右上角写上“1 2 3 4 5 6 7”，如果档案有问题就在封面的中间靠顶部分写清楚。

4.在学院这边把每个人已有的材料入袋之后，接着就是要到档案馆领取条形码和档案寄送方案了。首先要填写信封封面的信息。档案馆那边给了我们一份档案寄送方案，而且做过修改，只有打钩的信息才要填写。虽然样例上按三行的格式（第一行写详细地址，第二行写接收单位名称，第三行写接受部门）填写，但实际上并不用严格按照这个样例进行。例如“深圳市人才管理与社会保障局”就只写一行，“南方人才市场广州市场人才科”可以分两行写。当然，如果可以分成三行的就写成三行的形式。为什么写成一行没有详细地址也可以呢？这就涉及到档案的寄送方式问题了。在本文开头处，我就说其实档案寄送工作就是把档案寄出去，但是学校的寄送跟邮局的不一样，学校有自己的一套寄送机制——学校并不是直接把档案寄送到封面上的地址，而是先把档案寄送到一个中转站（好像是高校就业指导中心，这个没记清楚），然后由中转站转寄到封面上的地址。例如信封上写“湖北省武汉市武汉大学”，学校也可以把档案顺利送到武汉大学，而不用详细的地址。条形码很重要，又很粘，不能随便贴，贴错了就很麻烦。条形码有两种，一种是暂缓就业，另一种是正常派遣。这两种条形码大小不同，贴的位置也不一样，要严格按照样例和档案馆的要求贴。今年，档案馆就要求我们寄往外省的正常派遣全部不贴，所以要谨慎，不要搞错了。

5.做完以上工作离工作结束就不远了。保持原排序不便，找9个助理左右把已整理的档案搬到档案馆，然后每三人负责一个专业把每个毕业生大学前的档案跟大学期间的档案装在一起。每组三个人实行流水线作业，他们的分工如下：第一个人负责找到某个毕业生大学前的档案袋并拿出里边的资料，第二个人负责拿出该毕业生大学期间的资料，然后把这些已有的材料告诉第一个人，第一个人在档案清单上做好标记，第三个人则负责找到该毕业生的第三联（正常派遣的才有，暂缓就业和本校升学没有），再把前面收到的材料全部装在一个档案袋里。全部装完之后要把封面上的铅笔字擦除，除了标记的问题。然后，按暂缓就业、本校升学、正常派遣以及特殊情况把全部档案分成四类，再按档案馆工作人员给定的名单分组排序。最后，等档案馆的老师检查核实，清点完档案份数，我们帮忙捆绑并送到正确的位置后，涉及到辅导员的档案寄送工作就算告一段落了。

本次06级本科生的档案寄送工作参与的有：张尊江、李春俏、雍都卉、陈思炯、黄小专、李异锦、李惠萍、钟其龙、赖彩燕、龚世华、龙永彪、阮梦贤、陈丹玲、吴晓丽。在此表示感谢！

注：

本文指导老师：周增强

本文撰稿及整理：数计学院学工办助理张尊江  

 2010年7月9日